flowchart LR
A[Área solicitante] --> B[Compras]
B --> C[Legal]
C --> D[Privacidad]
D --> E[Compras]
E --> F[Responsable de aprobación]
F --> G[Legal Ops]
Tipos de workflow
Cómo distinguir workflows humanos, asistidos por IA y parcialmente automatizados sin confundir automatización de pasos con autonomía para decidir la ruta.
En la página anterior construimos la anatomía de un workflow: entrada, pasos, condiciones, responsables, estados, salidas y cierre.
Pero esa arquitectura todavía no determina quién ejecuta cada parte del trabajo.
El mismo proceso puede funcionar de maneras muy distintas.
Una organización puede revisar contratos casi completamente mediante personas. Otra puede utilizar IA para preparar análisis y borradores. Una tercera puede automatizar además ciertas transiciones, registros y notificaciones.
Las tres pueden conservar una ruta de trabajo muy parecida.
Por eso debemos separar dos preguntas que suelen confundirse:
¿Cómo está organizado el proceso?
Y:
¿Quién o qué ejecuta sus pasos?
Esta página utiliza una clasificación pedagógica sencilla para responder la segunda pregunta.
Idea central
Un workflow puede ser:
humano, asistido por IA o parcialmente automatizado.
La diferencia está principalmente en cómo se distribuye la ejecución de las tareas.
Eso no debe confundirse con autonomía. Un proceso puede estar muy automatizado y, aun así, seguir una ruta diseñada completamente de antemano.
La estructura del proceso puede mantenerse aunque cambie el ejecutor
Consideremos este workflow contractual:
Ingreso
↓
Clasificación
↓
Revisión
↓
Negociación
↓
Aprobación
↓
RegistroPodemos ejecutarlo de tres maneras.
Configuración A
Todo lo relevante lo realizan personas.
Configuración B
La IA prepara parte del trabajo, pero las personas controlan las decisiones y transiciones relevantes.
Configuración C
El software ejecuta automáticamente varias tareas y avanza por determinadas rutas predefinidas.
Lo importante es observar que el workflow puede seguir siendo el mismo.
La arquitectura de pasos no nos dice todavía cuánto trabajo realiza cada participante.
Dos ejes: ejecución y decisión de ruta
Antes de entrar a los tres tipos conviene introducir una distinción que nos acompañará durante todo el curso.
Eje 1: quién ejecuta la tarea
Una actividad puede ser realizada por:
- una persona;
- software convencional;
- un modelo o aplicación de IA;
- una combinación.
Eje 2: quién determina qué ocurre después
La ruta puede estar:
- predefinida en el workflow;
- determinada por una condición;
- decidida por una persona;
- más adelante, seleccionada dinámicamente por un sistema dentro de ciertos límites.
Estos ejes son diferentes.
Una aplicación puede ejecutar automáticamente diez pasos sin “decidir” estratégicamente nada.
Por ejemplo:
si contrato = aprobado
→ guardar versión final
→ actualizar registro
→ crear recordatorio
→ notificar responsable
→ cerrar expedienteEl sistema ejecuta bastante.
Pero la ruta fue diseñada antes.
1. Workflow humano
Un workflow humano es aquel en que las actividades principales son realizadas por personas, aunque exista software de apoyo para registrar, asignar o visualizar el trabajo.
Por ejemplo:
Aquí puede no existir IA en absoluto.
Sin embargo, sigue existiendo un workflow si conocemos:
- qué tarea corresponde a cada etapa;
- quién la recibe;
- qué debe producir;
- qué condición permite avanzar;
- qué estado tiene el asunto.
Software de gestión no convierte el workflow en automatizado
Supongamos que utilizamos una plataforma que muestra:
PENDIENTE DE LEGALY envía un correo recordatorio al abogado asignado.
Eso no significa que la revisión jurídica esté automatizada.
El software está coordinando trabajo humano.
Esta distinción es importante porque gran parte del valor de los sistemas de workflow tradicionales consiste precisamente en organizar la colaboración entre personas y aplicaciones. Weske denomina human interaction workflows a procesos en los que personas participan activamente e interactúan con sistemas de información.
Qué puede ganar una organización sin automatizar
Incluso un workflow completamente humano puede mejorar:
visibilidad
Podemos saber dónde está el asunto.
asignación
Sabemos quién debe actuar.
consistencia
Los mismos tipos de casos siguen rutas equivalentes.
reducción de duplicación
No necesitamos pedir la misma información varias veces.
trazabilidad
Podemos registrar decisiones y handoffs.
Esto demuestra una idea importante:
mejorar un proceso no es sinónimo de automatizarlo.
Ejemplo: revisión contractual completamente humana
Podría funcionar así:
1. Compras recibe la solicitud.
2. Legal clasifica la contratación.
3. El área solicitante completa antecedentes faltantes.
4. Legal revisa el contrato.
5. Privacidad y Seguridad intervienen cuando corresponde.
6. Compras negocia con el proveedor.
7. La autoridad competente aprueba.
8. Legal Ops registra el expediente.El workflow es explícito.
La inteligencia y la decisión están principalmente en las personas.
2. Workflow asistido por IA
En un workflow asistido por IA, el proceso mantiene una ruta principal conocida, pero una o varias etapas utilizan modelos de IA para producir análisis, clasificaciones, borradores o información intermedia.
Por ejemplo:
flowchart TD
A[Contrato recibido] --> B[IA propone clasificación]
B --> C[Persona valida]
C --> D[IA prepara extracción y matriz]
D --> E[Abogado revisa]
E --> F[Compras negocia]
F --> G[Humano aprueba]
G --> H[Sistema registra]
Aquí la IA participa activamente.
Pero no controla necesariamente el proceso completo.
Qué tareas son buenos candidatos para asistencia
Por ejemplo:
- extraer metadatos;
- identificar cláusulas;
- comparar versiones;
- resumir antecedentes;
- preparar una matriz;
- recuperar información pertinente;
- proponer preguntas;
- redactar un primer borrador.
Estas tareas pueden ser cognitivamente costosas y repetitivas, pero permiten mantener controles sobre el resultado.
La asistencia puede existir dentro de un paso
Supongamos que el workflow contiene:
PASO 4
Revisión contractualInternamente puede ocurrir:
IA extrae cláusulas
↓
IA compara contra estándar
↓
abogado verifica evidencia
↓
abogado confirma hallazgosDesde la arquitectura general seguimos teniendo una única etapa de revisión.
Dentro de ella existen varias operaciones.
Esto muestra nuevamente que los niveles de abstracción importan.
Asistencia no equivale a delegación de autoridad
Supongamos que el sistema genera:
RECOMENDACIÓN
Aprobar con observaciones menores.La existencia de esa recomendación no responde por sí sola:
- quién puede aprobar;
- qué significa jurídicamente aprobar;
- si el sistema tiene permiso para ejecutar acciones posteriores;
- quién responde por la decisión.
Por eso un workflow asistido puede mantener una estructura como:
IA propone
↓
humano revisa
↓
humano decideLa IA ayuda a preparar la decisión.
No adquiere por ello autoridad institucional.
3. Workflow parcialmente automatizado
En un workflow parcialmente automatizado, además de utilizar software o IA dentro de las tareas, algunas actividades o transiciones se ejecutan automáticamente cuando se cumplen condiciones previamente definidas.
Por ejemplo:
SI clasificación = proveedor sin datos sensibles y bajo gasto
→ asignar ruta abreviada
SI falta DPA
→ cambiar estado a PENDIENTE_DE_DOCUMENTACIÓN
→ enviar solicitud predefinida
SI aprobación = concedida
→ guardar versión final
→ crear registro
→ notificar responsableYa no necesitamos una persona para activar manualmente cada paso.
El workflow puede moverse por sí mismo en determinadas partes.
Automatizar una transición
Pensemos en el cambio:
EN REVISIÓN
→
PENDIENTE DE APROBACIÓNPodemos diseñarlo para que ocurra automáticamente si:
✓ todas las revisiones requeridas están completas
✓ no existen excepciones abiertas
✓ la matriz final está disponibleNo hay necesariamente un acto humano para “mover” el expediente.
Pero la condición de avance fue definida previamente.
Automatizar una acción administrativa
También podemos automatizar:
crear carpeta
actualizar metadatos
enviar recordatorio
registrar fecha
notificar vencimientoEstas tareas pueden reducir trabajo repetitivo sin tocar la decisión jurídica principal.
Parcialmente automatizado no significa “sin personas”
Un proceso puede estar automatizado en muchas etapas y conservar puntos humanos críticos.
Por ejemplo:
flowchart TD
A[Ingreso automático] --> B[Clasificación asistida por IA]
B --> C[Validación automática de documentos]
C --> D[Análisis asistido]
D --> E[Revisión humana]
E --> F{¿Excepción?}
F -- No --> G[Aprobación humana]
F -- Sí --> H[Escalamiento humano]
G --> I[Registro automático]
H --> G
La pregunta relevante no es:
“¿Está automatizado?”
Sino:
¿Qué está automatizado y qué permanece bajo decisión humana?
Una misma tarea puede cambiar de tipo según criticidad
Supongamos la tarea:
registrar fecha de términoEn un asunto de baja criticidad podría automatizarse completamente.
En otro podría exigirse revisión si el sistema detecta fechas contradictorias.
Otro ejemplo:
clasificar proveedorPuede ser:
- completamente humana en una implementación inicial;
- asistida por IA con confirmación humana;
- automática para casos muy simples y escalada en casos inciertos.
Por eso los tres tipos no deben imaginarse como cajas rígidas.
Son una forma de pensar la distribución de trabajo y control.
Un espectro, no tres mundos separados
Podemos imaginar un continuo:
TODO HUMANO
│
│ software organiza
│
│ IA prepara
│
│ IA propone + humano revisa
│
│ reglas avanzan automáticamente
│
│ acciones de baja criticidad automáticas
│
│ humanos sólo en umbrales y excepciones
│
MAYOR AUTOMATIZACIÓNLa decisión de dónde ubicarse depende del proceso.
No existe una respuesta universal.
Cinco preguntas para decidir cuánto automatizar
1. ¿La tarea está suficientemente definida?
Es más fácil automatizar aquello que tiene entradas, salidas y criterios claros.
2. ¿El error es reversible?
Extraer incorrectamente un dato y corregirlo antes de usarlo no es equivalente a enviar automáticamente una comunicación al proveedor.
3. ¿Qué impacto tiene una decisión equivocada?
Cuanto mayor sea el impacto, mayor puede ser la necesidad de control previo.
4. ¿La condición de avance es objetiva o evaluativa?
DPA presente = sí/noes distinto de:
riesgo contractual aceptable = sí/no5. ¿Existe evidencia suficiente para revisar lo ocurrido?
Automatizar sin logging ni estados claros puede volver más difícil reconstruir errores.
Automatización y autonomía no son lo mismo
Ésta es la frontera central de la página.
Supongamos este workflow:
si A → B
si B → C
si C y D → E
si no D → FPuede ejecutarse automáticamente de principio a fin.
Pero las rutas fueron diseñadas antes de que comenzara el caso.
Ahora imaginemos otro sistema que, frente a un objetivo general:
prepara una decisión sobre este proveedorpuede determinar por sí mismo durante la ejecución:
- qué documentos necesita;
- qué skill usar;
- qué tool invocar;
- si debe volver a una etapa anterior;
- cuándo pedir ayuda.
La segunda arquitectura introduce un grado distinto de decisión sobre cómo trabajar.
Eso pertenece a una etapa posterior del recorrido.
Por eso el material del curso resume:
WORKFLOW CON IA
ruta principal predefinida
AGENTE
puede seleccionar dinámicamente próximos pasos dentro de límites
“Tiene IA” no responde si es un agente
Una aplicación puede utilizar un LLM en casi todas sus etapas y seguir siendo un workflow predefinido.
La pregunta relevante no es cuánta IA contiene.
La pregunta es quién decide la ruta siguiente.
Caso conductor: el mismo proceso en tres versiones
Veamos el mismo contrato de proveedor tecnológico bajo tres configuraciones.
Versión A: workflow humano
Compras recibe
↓
Legal clasifica
↓
Legal revisa
↓
Privacidad revisa
↓
Compras negocia
↓
responsable aprueba
↓
Legal Ops registraVentaja principal: alto control humano directo.
Costo: más trabajo manual, esperas y coordinación.
Versión B: workflow asistido por IA
Compras recibe
↓
IA propone clasificación
↓
Legal confirma
↓
IA extrae y compara cláusulas
↓
abogado revisa matriz
↓
Compras negocia
↓
responsable aprueba
↓
sistema registraVentaja principal: reduce trabajo repetitivo sin alterar necesariamente la arquitectura de decisión.
Riesgo: tratar el output de IA como si fuese una conclusión ya validada.
Versión C: workflow parcialmente automatizado
ingreso automático
↓
clasificación inicial
↓
reglas activan revisiones
↓
IA prepara matriz
↓
humano revisa sólo hallazgos relevantes
↓
aprobación humana si corresponde
↓
registro y notificación automáticosVentaja principal: reduce coordinación manual y tiempo operativo.
Riesgo: automatizar transiciones que todavía dependen de criterios mal definidos.
La ruta puede variar sin que exista autonomía abierta
Un workflow parcialmente automatizado puede contener muchas ramas.
Por ejemplo:
flowchart TD
A[Clasificar] --> B{¿Datos personales?}
B -- Sí --> C[Activar Privacidad]
B -- No --> D{¿Servicio crítico?}
C --> D
D -- Sí --> E[Activar Seguridad]
D -- No --> F[Revisión ordinaria]
E --> F
La existencia de decisiones condicionales no transforma por sí sola el workflow en agente.
Si las ramas fueron diseñadas explícitamente, la arquitectura sigue siendo principalmente predefinida.
Ésta será una distinción muy útil más adelante.
Qué automatizar primero
No existe una regla universal, pero en procesos jurídicos suele ser razonable comenzar por tareas que sean:
- repetitivas;
- de criterio relativamente estable;
- fácilmente verificables;
- reversibles;
- de bajo impacto individual;
- con entradas y salidas estructurables.
Por ejemplo:
crear expediente
verificar presencia de documentos
extraer metadatos
comparar versiones
crear recordatorioEn cambio, tareas como:
aceptar una excepción importante
renunciar a una protección contractual
adoptar una conclusión jurídica controvertidapueden requerir un nivel de intervención distinto.
La arquitectura debe seguir el riesgo, no la moda tecnológica.
Qué puede salir mal
Automatizar porque la tool existe
Que una aplicación pueda enviar correos no significa que deba enviar comunicaciones externas automáticamente.
Mantener humanos en tareas que no agregan control
Obligar a una persona a hacer clic en “continuar” cien veces al día puede producir fatiga sin mejorar la decisión.
Eliminar humanos donde el criterio todavía no está estabilizado
Si nadie puede explicar consistentemente cómo se decide una excepción, automatizarla puede consolidar arbitrariedad.
Confundir ahorro de tiempo con calidad del proceso
Un workflow puede ser más rápido y producir peores decisiones.
No distinguir ejecución de autorización
El sistema puede ejecutar una acción después de recibir aprobación sin ser quien adopta la decisión.
Diseñar un único grado de automatización para todos los casos
Un asunto menor y un proveedor crítico pueden necesitar rutas diferentes.
Qué debes recordar
Los tres tipos responden principalmente a una pregunta:
¿Cómo distribuimos la ejecución del trabajo?
Workflow humano
Las personas realizan las tareas principales.
Workflow asistido por IA
La IA apoya determinadas tareas dentro de una ruta conocida.
Workflow parcialmente automatizado
El sistema ejecuta además acciones o transiciones automáticamente bajo condiciones predefinidas.
La distinción no mide “cuánta inteligencia” existe.
Mide cómo se organiza la ejecución.
Y debemos conservar una regla transversal:
automatización ≠ autonomía.
El problema que todavía queda abierto
Al aumentar la asistencia y la automatización aparece una nueva pregunta.
No basta decir:
“Siempre habrá una persona supervisando.”
Necesitamos decidir dónde interviene esa persona, qué revisa, qué autoridad tiene, qué ocurre si detecta un problema y qué acciones requieren aprobación previa.
El siguiente nodo estudia esa arquitectura de control: human-in-the-loop, mediante revisión, aprobación, escalamiento y manejo de excepciones.